Academic Services Procedures and Forms
Procedure and Forms
Academic Leave
Description:
- The application for academic leave is submitted by the student to the Study Program before the deadline by filling out the form available at the faculty's academic office and applying for leave through SIAK-NG.
- Academic leave is granted to students who have completed at least 2 (two) semesters of academic activities, except for leave with special reasons.
- Approval for academic leave is granted by the Dean in the form of a Decree. Based on the Dean's Academic Leave Decree, the faculty's Academic Subdivision must update the student's status to 'on leave' before the administrative registration period begins.
- Planned leave: the applicant is required to pay 25% (twenty-five percent) of the current semester's tuition fees, which must be paid during the administrative registration period.
- Unplanned leave (Leave for Special Reasons): the applicant must still pay 100% (one hundred percent) of the tuition fees in accordance with the applicable tuition payment regulations and procedures. If the applicant has obtained permission but does not make the payment, the leave permission is canceled, and the applicant's status will be changed to inactive (non-enrolled) student. The leave period is not counted as part of the study period.
- Unplanned leave (for special reasons) is academic leave granted because the student faces unavoidable obstacles, such as national service, university assignments, or undergoing medical treatment that makes it impossible to participate in academic activities.
- Students who have been granted leave are not permitted to engage in academic activities.
- Academic leave can only be applied for the upcoming semester and the current semester; it cannot be requested for a previous semester (retroactive leave).
- Waktu Penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses pengajuan Cuti Akademik: 7 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Legalization of Diploma, Transcript, and Oath Letter
Description:
- A diploma is a certificate of completion/graduation in the learning process provided by an educational institution.
- An academic transcript is a summary/list of academic records obtained by students during the teaching and learning process.
- Alumni apply for legalization by bringing their original diploma, transcript, and oath letter.
- Legalisasi ijazah dan transkrip dilakukan di ULT (Unit Layanan Terpadu di Universitas Indonesia di laman https://yandok.ui.ac.id
- Legalisasi ijazah, transkrip dan surat sumpah dapat dilakukan di fakultas secara online melalui web farmasi atau datang langsung ke fakultas.
- Pemohon melakukan proses pembayaran biaya legalisasi melalui ATM/ host to host ke rekening Fakultas Farmasi UI dan menyerahkan bukti transfer/ pembayaran ke staf akademik fakultas.
- Dekan menandatangani hasil cap legalisasi ijazah dan surat sumpah. Wakil Dekan I (WD I) menandatangani hasil cap legalisasi transkrip.
- Dalam waktu 1 (satu) bulan tidak diambil fotokopi ijazah, transkrip dan surat sumpah yang telah dilegalisasi akan dimusnahkan.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Legalisir: 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Alur Pemesanan:
Form:
Implementation of Semester Exams
Description:
- Ujian tengah semester atau ujian akhir semester dilaksanakan sesuai dengan kalender akademik yang ditentukan oleh Fakultas.
- Program Studi menginformasikan jadwal ujian tengah dan akhir semester kepada bagian akademik fakultas paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan ujian berlangsung.
- Program studi memasukkan jadwal ujian ke dalam SIAK-NG.
- Penyampaian jadwal ujian kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum periode ujian dimulai.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Penyusunan Jadwal Ujian: 7 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Penerbitan Ijazah dan Transkrip
Description:
- Ijazah memberikan informasi tentang identitas pemilik ijazah (NIK, nama, tempat lahir, tanggal lahir), gelar akademik/sebutan yang diperoleh dan program studi, nama peminatan program studi, nama dan tanda tangan Rektor dan Dekan, tanggal penerbitan ijazah, tanggal lulus, nomor mahasiswa, nomor ijazah dan tanda tangan serta foto pemilik ijazah.
- Ijazah diterbitkan satu kali bagi setiap lulusan. Apabila ijazah hilang atau rusak, pemilik ijazah dapat meminta duplikat ijazah dengan melampirkan surat kehilangan.
- Tanggal penerbitan ijazah adalah tanggal penandantanganan ijazah sesuai kalender akademik yang berjalan.
- Transkrip akademik memberikan informasi tentang identitas mahasiswa serta daftar nama mata kuliah berikut kode mata kuliah, nilai huruf, jumlah SKS yang dipersyaratkan, jumlah SKS yang diperoleh, IPK, judul tugas akhir, nomor ijazah dan tahun lulus. Semua mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa, termasuk yang mengulang dan yang melalui transfer kredit dicantumkan dalam transkrip akademik.
- Transkrip diterbitkan dengan menggunakan 2 bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Direktur Pendidikan atas nama Rektor menandatangani transkrip akademik dan salinan resmi transkrip akademik.
- Tanggal penerbitan transkrip adalah tanggal dicetaknya transkrip oleh Universitas.
- Ijazah dan transkrip akan diberikan kepada mahasiswa apabila tidak memiliki tunggakan biaya pendidikan dan telah memenuhi kewajiban menyerahkan skripsi/tesis/disertasi ke perpustakaan univeristas serta sudah tidak memiliki pinjaman buku.
- Ijazah dan transkrip yang tidak diambil dalam waktu paling lambat 3 (tiga) bulan dari pengumuman yang disampaikan kepada mahasiswa tentang pengambilan ijazah dan apabila ijazah yang belum diambil menjadi rusak atau hilang tidak menjadi tanggung jawab Fakultas.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pengajuan Penerbitan Ijazah dan Transkrip: 10 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Penetapan Kelulusan
Description:
- Dekan, Wakil Dekan I dan Ketua Program Studi bertanggung jawab dalam proses penetapan kelulusan. Manajer Pendidikan dan Kemahasiswaan bertanggung jawab terhadap data lulusan.
- Mahasiswa Program Studi dinyatakan lulus studi berdasarkan hasil rapat kelulusan yang dipimpin oleh Dekan.
- Rapat penetapan kelulusan dapat diselenggarakan maksimal 2 (dua) kali dalam 1 (satu) semester sesuai kalender akademik.
- Mahasiswa Program Studi dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
-
- Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Indonesia aktif pada semester tersebut baik secara administratif maupun secara akademik.
- Tidak melampaui masa studi yang ditetapkan oleh universitas.
- Telah menyelesaikan semua kewajiban administratif termasuk mengembalikan semua koleksi perpustakaan/alat laboratorium yang dipinjam.
- Telah menyelesaikan semua kewajiban dalam masa studi dan/tugas yang dibebankan sesuai dengan kurikulum yang ditetapkan untuk program studi (Termasuk tugas akhir yang telah diperbaiki).
- Predikat kelulusan setelah mengikuti/menyelesaikan di Program Studi terdiri atas:
-
- Summa Cumlaude
- Cumlaude
- Sangat Memuaskan
- Memuaskan
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pengajuan Lulusan: 3 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Pengunduran Diri
Description:
- Pengunduran diri mahasiswa dilakukan melalui surat permohonan pengunduran diri yang ditanda tangani diatas materai ke Program Studi dan disetujui oleh orangtua/wali mahasiswa dan diketahui oleh pembimbing akademik.
- Program Studi memverifikasi permohonan pengunduran diri mahasiswa dengan memperhatikan masa studi, pelunasan pembayaran studi dan nilai studi.
- Mahasiswa yang mengundurkan diri dilaporkan oleh Program Studi ke Wakil Dekan I (WD I) untuk diteruskan ke Rektor.
- Berdasarkan usulan dari Wakil Dekan menerbitkan Keputusan Rektor tentang pengunduran diri mahasiswa.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses pengajuan SK Pengunduran Diri: 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Penyusunan Jadwal Kuliah
Description:
- Program Studi melakukan proses pendataan daftar mata kuliah dan memperkirakan jumlah peserta kuliah yang akan mengikuti.
- Ketua KBI mengadakan rapat internal untuk memberikan masukan terkait draft jadwal perkuliahan dan jumlah kelas.
- Program Studi membuat draft jadwal perkuliahan berdasarkan masukan dari Ketua KBI/Tim dosen pengampu Mata Kuliah.
- Program Studi mengirimkan daftar jadwal perkuliahan beserta nama ruang kelas sesuai dengan permohonan dari Fakultas.
- Proses pemasukan jadwal ke dalam SIAK-NG oleh Program Studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Penyusunan Jadwal Kuliah: 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Putus Studi
Description:
- Mahasiswa Prodi dapat dinyatakan putus studi apabila yang mahasiswa yang bersangkutan:
-
- Bermasalah dalam hal administrasi (mahasiswa tidak melaksanakan registrasi administrasi dan/atau registrasi akademik selama dua semester berturut-turut, secara otomatis dinyatakan mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas dengan Keputusan Rektor tentang Penetapan Status.
- Mendapat sanksi atas pelanggaran akademik dan pelanggaran tata tertib kampus.
- Dinyatakan tidak layak lanjut studi atas dasar pertimbangan kesehatan dari tim dokter yang ditunjuk oleh pimpinan universitas.
- Mahasiswa yang putus studi dilaporkan oleh Program Studi ke Dekan/Wakil Dekan untuk diteruskan ke Rektor.
- Berdasarkan usulan dari Dekan/Wakil Dekan menerbitkan Keputusan Rektor tentang Putus Studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pengajuan SK Putus Studi: 3 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Academic Registration
Description:
- Mahasiswa wajib melakukan registrasi administrasi dan registrasi akademik sesuai jadwal yang ditetapkan dalam Kalender Akademik Universitas untuk mengikuti kegiatan akademik setiap semesternya.
- Registrasi akademik dilakukan dengan melakukan pengisian rencana studi dengan mengambil mata kuliah yang dipilih Registrasi akademik dilaksanakan dengan cara on-line pada sistem yang diberlakukan di Universitas Indonesia yaitu SIAK-NG melalui pertimbangan dan persetujuan Pembimbing Akademik.
- Mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi administrasi dan/atau registrasi akademik dakan memperoleh status kosong (tidak aktif) tidak dapat mengikuti kegiatan akademik pada semester berjalan dan masa studi diperhitungkan.
- Mahasiswa yang berstatus kosong (tidak aktif) tidak diwajibkan membayar biaya pendidikan.
- Sub Bagian Akademik menarik data dan mencetak dari SIAK-NG setelah masa add/drop registrasi akademik berakhir dengan waktu penyelesaian 2 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Revisi Nilai
Description:
- Dosen/koordinator mata ajar bertanggung jawab terhadap perubahan nilai mahasiswa.
- Dosen memasukan nilai mata kuliah ke dalam sistem SIAK-NG sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dalam Kalender Akademik pada semester yang berjalan.
- Revisi nilai dapat dilakukan untuk mengoreksi kesalahan dalam penilaian. Koreksi nilai yang dimaksud dalam point 2 dapat dilakukan dengan ketentuan mahasiswa memperoleh nilai lebih baik daripada B, kecuali mahasiswa yang terbukti melakukan pelanggaran/kecurangan akademik dalam mengikuti mata kuliah dan mahasiswa yang tidak memenuhi jumlah minimal kehadiran dalam mengikuti kegiatan akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku nilai direvisi menjadi E atau dalam satu semester nilai direvisi menjadi T.
- Nilai mahasiswa yang belum dapat ditetapkan karena komponen penilaian belum lengkap, untuk sementara diberi kode huruf I (incomplete) dengan ketentuan bahwa nilai I tidak diperhitungkan dalam Indeks Prestasi Semester (IPS) dan dalam waktu paling lambat satu bulan setelah batas waktu pemasukan nilai tidak ada ketetapan maka kode huruf I akan berubah secara otomatis menjadi nilai huruf E.
- Revisi nilai dapat dilakukan dosen dengan mengajukan surat usulan revisi nilai kepada Program Studi. Apabila usulan revisi disetujui Program Studi, Fakultas akan memproses revisi nilai di SIAK NG dan melaporkan kepada Direktur Pendidikan untuk diverifikasi dan dikonfirmasi. Revisi nilai dapat dilakukan paling lambat akhir semester berikutnya.
- Tidak ada revisi nilai bagi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses pengajuan Revisi Nilai: 9 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Transfer Kredit
Description:
- Mahasiswa dapat mengajukan permohonan untuk transfer kredit atas mata kuliah yang telah diperoleh di Prodi lain di lingkungan Universitas Indonesia atau pada kegiatan yang diakui oleh universitas.
- Mata kuliah yang dapat ditransferkreditkan berasal dari Program pertukaran mahasiswa, program pendidikan yang pernah diikuti sebelumnya (program studi di lingkungan Universitas Indonesia), Program lain yang diakui Universitas.
- Mata ajar yang dapat ditransferkreditkan harus memenuhi syarat yang ditentukan oleh Universitas Indonesia.
- Jumlah sks yang dapat ditransferkreditkan bagi masing-masing mahasiswa sebanyak-banyaknya 50 (lima puluh) persen dari total beban studi yang diharuskan diambil sesuai dengan kurikulum prodi yang sedang diikuti dan dievaluasi serta diusulkan oleh tim transfer kredit dan ditetapkan oleh keputusan Dekan.
- Mata kuliah yang ditransferkreditkan diberi kode huruf TK (Transfer Kredit) atau Transfer Blok Kredit dengan ketentuan bahwa yang diperhitungkan dalam transkrip akademik hanya jumlah total sks.
- SKS yang ditransfer akan direkam dalam transkrip akademik sesuai ketentuan yang berlaku.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Transfer Kredit: 10 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Postpone College
Description:
- Calon mahasiswa yang lulus seleksi melakukan Registrasi Administrasi dan Registrasi Akademik pada semester yang bersangkutan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh Universitas.
- Calon Mahasiswa yang tidak melakukan registasi sesuai jadwal yang ditentukan Universitas dinyatakan mengundurkan diri.
- Calon mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus seleksi dapat menunda registrasi sebagai mahasiswa Program Profesi, Magister dan Doktor paling lama 1 (satu) tahun / 2 (dua) semester dengan mengajukan permohonan kepada Rektor melalui Pimpinan Program Studi dan Fakultas dan Pimpinan Universitas Indonesia sebelum masa registrasi berakhir.
- Calon mahasiswa yang mengajukan tunda kuliah akan mendapatkan surat persetujuan dari Direktur Pendidikan UI guna dipergunakan sebagai surat pengantar pada saat registrasi administrasi mahasiswa baru pada semester berikutnya.
- Pelaksanaan pemuktahiran status tunda kuliah dilakukan oleh staf registrasi Direktorat Pendidikan UI.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses pengajuan Tunda Kuliah: 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Form:
Penerbitan SK Dekan
Pengajaran
Description:
- Setiap menjelang awal semester, Program Studi menetapkan jadwal kuliah untuk menjalankan suatu kurikulum.
- Program Studi menugaskan dosen pengajar pada suatu mata kuliah berdasarkan kepakaran dan beban kerja dosen yang bersangkutan sesuai usulan dari Kepala Lab Pendidikan.
- Penugasan dosen pengajar ditetapkan dengan Keputusan Dekan atas usul Program Studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembuatan SK Pengajaran : 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Pembimbing Akademik
Description:
- Setiap menjelang awal tahun ajaran baru, Program Studi menetapkan nama Pembimbing Akademik untuk mahasiswa baru.
- Setiap mahasiswa mempunyai seorang Pembimbing Akademik yang ditetapkan oleh Program Studi. Program Studi menetapkan Pembimbing Akademik untuk mahasiswa program sarjana/apoteker adalah dosen tetap yang bergelar minimal magister. Pembimbing Akademik untuk mahasiswa program magister adalah dosen tetap yang bergelar doktor. Pembimbing Akademik untuk mahasiswa program doktor adalah dosen tetap, diutamakan yang akan menjadi promotor atau kopromotor.
- Pembimbing Akademik sebagaimana dimaksud pada (4.2) memiliki tugas:
-
- Mengarahkan mahasiswa menyusun rencana studi dan memberikan pertimbangan mata kuliah yang akan diambil.
- Menyetujui IRS mahasiswa dalam SIAK NG.
- Memberikan pertimbangan kepada mahasiswa tentang banyaknya SKS yang dapat diambil.
- Mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbing
- Apabila Pembimbing Akademik berhalangan melaksanakan tugas, Ketua Program Studi mengambil alih sementara tugas Pembimbing Akademik, namun untuk persetujuan IRS tetap dilakukan oleh Wakil Dekan I.
- Pelaksanaan tugas Pembimbing Akademik merupakan salah satu komponen evaluasi kinerja dosen.
- Penugasan Pembimbing Akademik ditetapkan dengan Keputusan Dekan atas usul Program Studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembuatan SK Pembimbing Akademik: 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Pembimbing Tugas Akhir
Description:
- Penyusunan Tugas Akhir (Skripsi/PKPA/Tesis/Disertasi) akhir dibawah pantauan dan evaluasi seorang dosen pembimbing tugas akhir.
- Program Studi menugaskan dosen pembimbing untuk seorang mahasiswa berdasarkan kepakaran dan beban dosen yang bersangkutan.
- Jumlah pembimbing tugas akhir pada program studi sarjana, profesi apoteker dan magister untuk satu orang mahasiswa terdiri dari satu pembimbing utama dan satu pembimbing kedua.
- Jumlah pembimbing tugas akhir pada program doktor untuk satu orang mahasiswa terdiri satu pembimbing utama (promotor) dan satu atau dua pembimbing kedua (kopromotor) yang bekerja sama sebagai tim promotor.
- Untuk menjamin mutu bimbingan maka beban kerja dosen sebagai pembimbing utama dalam penelitian terstruktur dalam rangka penyusunan tugas akhir yang setara paling banyak 10 (sepuluh) mahasiswa untuk program sarjana/profesi apoteker/magister serta maksimal 6 (enam) orang mahasiswa program doktor.
- Program Studi secara berkala memantau proses pembimbingan dan apabila proses pembimbingan tidak berjalan dengan baik dan teratur, maka program studi dapat mengusulkan penggantian dosen pembimbing.
- Pembimbingan dilakukan di lingkungan kampus secara terstruktur, minimal 4 (empat) kali dalam satu semester untuk program studi sarjana/program studi magister/program studi doktor dan wajib direkam dalam buku log dan/atau Sistem Informasi Akademik (SIAK-NG).
- Keputusan Dekan terkait Pembimbing Tugas Akhir diterbitkan setelah ada permintaan dari Program Studi.
- Promotor dan Kopromotor ditentukan selambat-lambatnya dalam 2 (dua) semester setelah mahasiswa mengikuti program doktor yang ditetapkan dengan Keputusan Rektor atas usul Dekan.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembuatan SK Pembimbing Tugas Akhir : 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Penguji Sidang Tugas Akhir
Description:
- Evaluasi tugas akhir merupakan kegiatan akademik terjadwal dalam rangka mengevaluasi tugas akhir untuk memperoleh gelar akademis.
- Evaluasi tugas akhir dapat dilaksanakan dalam bentuk ujian tugas akhir yang dilaksanakan oleh panitia ujian tugas akhir.
- Panitia ujian tugas akhir diusulkan oleh Ketua Program Studi dan ditetapkan dengan Keputusan Dekan.
- Panitia ujian akhir terdiri dari pembimbing dan penguji yang berasal dari pakar-pakar yang terkait dengan bidang keilmuan yang ditekuni oleh mahasiswa, dengan jumlah sekurang-kurangnya 3 orang dan sebanyak-banyak 7 orang. Ujian tugas akhir dipimpin oleh seorang ketua yang dipilih dari penguji. Dalam keadaan khusus dapat diundang praktisi sebagai penguji yang bukan dari kalangan akademik tetapi memiliki keahlian yang relevan.
- Ujian Tugas Akhir dilaksanakan secara tertutup atau terbuka sesuai dengan peraturan yang berlaku di Program Studi.
- SK Dekan terkait penguji sidang tugas akhir diterbitkan setelah ada permintaan dari program studi.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembuatan SK Penguji Sidang Tugas Akhir : 5 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Penetapan Kalender Akademik
Description:
- Kalender Akademik Fakultas harus mengacu kepada Kalender akademik yang dikeluarkan oleh Universitas.
- Kalender Akademik Fakultas diterbitkan setiap semester (semester gasal dan semester genap) sebelum masa registrasi dimulai dengan Surat Keputusan Dekan.
- Kalender Akademik Fakultas setidaknya memuat:
- Jadwal Registrasi (Administrasi dan akademik)
- Periode perkuliahan
- Periode Ujian dan pengumuman hasil ujian
- Periode sidang Tugas Akhir/Tesis/Disertasi
- Batas akhir penetapan kelulusan dan pendaftaran wisuda
- Jadwal Evaluasi Internal Semester (EVISEM) dan Evaluasi Internal Tahunan (EVITAH)
- Penyelenggaraan Semester Antara (Semester Pendek)
- Waktu Penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembuatan SK Kalender Akademik Fakultas : 14 hari kerja.
Procedure and Flowchart:
Pembuatan Surat
Surat Pengganti
Description:
- Formulir ini berlaku untuk setiap pengajuan permohonan Surat Pengganti Ijazah, Transkrip, Surat Sumpah dan Sertifikat Profesi asli yang hilang atau rusak.
- Surat Sumpah Apoteker, Sertifikat Kompetensi Apoteker (SERKOM) dan Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) yang dikeluarkan oleh IAI dan KFN tidak dapat dibuatkan Surat Pengganti oleh Fakultas Farmasi UI.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembutan Surat : 5 hari kerja.
Form:
Keterangan Lulus / Cetak Riwayat Studi
Description:
- Formulir ini berlaku untuk setiap pengajuan permohonan SKL dan Riwayat Akademik bagi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus di akhir semester.
- Mahasiswa dapat mengajukan SKL apabila telah dinyatakan lulus dan status lulusnya telah terverifikasi di SIAK-NG.
- SKL dan Riwayat Akademik dapat dikeluarkan oleh Fakultas hanya 1 kali permintaan selama Ijazah dan Transkrip Asli belum terbit dengan masa berlaku selama 3 bulan sejak tanggal SKL dikeluarkan.
- Waktu penyelesaian Sub Bagian Akademik memproses Pembutan Surat : 5 hari kerja.